Что такое онлайн-касса
В соответствии с законодательством номер54-ФЗ абсолютное большинство бизнесменов и компаний должны посылать фискальные чеки в налоговую и клиентам. Для этого нужна онлайн-касса. В данной публикации мы поведаем, что такое онлайн-касса, какую онлайн-кассу выбрать и как с ней работать.
Как понятно из наименования, онлайн-касса отличается от аппаратов бывшего образца включением к сети-интернет. Если в старых прибыльных машинах данные вписывались на электронную контрольную ленту (ЭКЛЗ), которая работала независимо, то сейчас такие устройства не расписывают.
На замену ЭКЛЗ пришел казенный накопитель. На самом деле это чипсет, на котором в зашифрованном виде вписываются и лежат фискальные данные.
Фискальные накопители отличаются по сроку действия: для основной системы налогообложения, и сезонной торговли, торговли подакцизными продуктами и предложения услуг платежного представителя применяются накопители на 13 и 15 лет. Для простых налоговых режимов, и организаций, оказывающих услуги, применяют накопители сроком 36 лет.
Как функционирует онлайн-касса? Чтобы понять, как пользоваться онлайн-кассой, мы разберем процесс реализации и выдачи чека постепенно.
Данные для развития чека записываются в кассу — к примеру, маршрутом распознавания штрихкода или вручную кассиром. Сюда входит название продукта или услуги, число, стоимость, совокупность, оплаченная клиентом. Информация о продавце есть в онлайн-кассе, так как ее придают при регистрации ККТ.
Касса создает казенный чек. Информация об операции сообщается в казенный накопитель, который удостоверяет ее. подтвержденный чек распечатывается для покупателя.
Данные с ККТ передаются оператору фискальных данных, который в ответ рассказывает о получении чека.
ОФД обрабатывает данные о реализации и сообщает их в налоговую.
Клиенту посылают электронную версию чека — по стремлению, если он обрел хлопчатобумажный чек, или обязательно при расчетах , когда хлопчатобумажный чек не выдается.
С помощью фискального накопителя онлайн-касса автоматом создает чеки после любой операции. Через оператора фискальных данных (ОФД) они пускаются клиентам и в налоговую. Для этого предпринимателю необходимо закончить договор с любым ОФД из списка ФНС.
Если у вас нет проблем с доступом к сети-интернет, отправка чеков происходит мгновенно. Потому налоговой не нужны постоянные проверки — их стоит ждать лишь если чеки некоторое время не направлялись.
Также бизнесмены избавляются от отчетности по прибыльным операциям, поскольку информация о них и так поступает в ФНС в живую. В случае неимения включения к сети казенный накопитель работает в независимом режиме и сообщает все скопленные данные, как только доступ к сети-интернет возродится. Очень многие модели ККТ делают это автоматом.
Какие могут быть онлайн-кассы? Чтобы понять, какую лучше приобрести онлайн-кассу, разберем 3 главных типа ККТ: автономные, фискальные регистраторы и смарт-терминалы.
Автономные кнопочные кассы — одно из наиболее подходящих решений. Минус: их нужно включать к ПК всякий раз, когда вы дополняете товары или обновляете платформу. Микробизнесам и фирмам с незначительным числом транзакций и перечнем товаров будет разумно выбрать онлайн-кассу такого типа — она будет стоить умеренную сумму от 6 до 20 тыс руб.
Казенный счетчик также подключается к ПК, при этом на регулярной основе. Сам счетчик имеет внутри казенный накопитель и издает чеки. Все другие процессы случаются в правящем планшете или ПК. Так как вам необходимо 2 устройства вместо одного, такой комплект может стоить дорого. Но в случае если персональный компьютер есть, а чеки вам в обязательном порядке необходимо распечатать, выберите онлайн-кассу этого типа.
Смарт-терминалы представляют из себя микропланшеты или телефоны, на которых установлена прибыльная программа. В том же каркасе есть казенный накопитель, а часто и принтер чеков. К смарт-терминалам можно включать дополнительное оборудование — к примеру, сканеры штрих-кодов. К ПК их включать не надо, программы на подобных аппаратах как правило обновляются в автоматическом режиме, а добавить свежий продукт можно маршрутом распознавания штрих-кода.
В большинстве случаев, в смарт-терминалах есть кабинет пользователя, вероятность специалисты продаж, функции возврата и прочие необходимые фичи.
Для удобства работы к фискальным регистраторам и смарт-терминалам как правило подключают товароучетную платформу, которая дает возможность проверять реализации и выслеживать часть товаров в автоматическом режиме. Бизнесы с огромным перечнем продукции и витками часто предпочитают онлайн-кассу такого типа. И более того, формат «все в одном» хорош для курьеров, таксистов и тому подобное.
Как правильно выбрать онлайн-кассу? Сперва ответьте на ряд вопросов согласно к вашему бизнесу. Касса будет находиться в одном месте или ее необходимо регулярно смещать? От этого зависит выбор модификаций с включением к сети или без, мощных мобильных или легких мобильных касс, независимых или с включением к ПК. Кассир магазина и курьер, доставляющий пиццу, будут применять 2 различные модели.
Необходимо ли вам довольно часто дополнять товары в номенклатуру? Если да, подойдет смарт-терминал, где для этого не требуется подключение к ПК.
Работаете ли вы с маркированным продуктом? У ряда изготовителей для этого нужен дополнительный перечень возможностей.
Нужен ли вам товароучет? Если перечень большой, выбирайте кассы, которые без проблем вставляются с товароучетными платформами.
Как вы будете брать на себя платежи? Для интернет-магазинов, которые принимают плату лишь , довольно ККТ, создающей онлайн-чеки, печать не необходима.
Необходимо ли включать дополнительное оборудование: принтер штрих-кодов, терминал для приема карт, электронные весы и тому подобное.
Необходима ли вам интеграция с онлайн-магазином или технологией бухгалтерского учета — у определенных модификаций касс она делается за 5 минут, у прочих ее нет вообще.
Как функционирует техподдержка? Если у вас онлайн-магазин, то вам будет актуальна вероятность направиться за поддержкой в любое время суток 7 суток в месяц.
Необходима ли онлайн-касса вашему бизнесу? К 1 августа 2021 года завершатся все откладывания и онлайн-кассы будут необходимы для большинства бизнесменов. Но, исключения все-таки есть — они обозначены во 2-й части законопроекта 54-ФЗ:
Бизнесы, отдающие малые изделия (к примеру, жевательную резинку или игрушки) за монету через особые автоматы.
Организации и ИП, которые:
реализуют журналы и издания;
предлагают питание ученикам детсадов и готовящимся школ во время занятий;
осуществляют торговлю в разгон или на ярмарках;
реализуют безалкогольные разливательные напитки или мороженое;
чинят обувь и другие.
Также, онлайн-кассы не должны использоваться кредитными организациями, юридическими лицами при безденежных расчетах вместе, организациями, которые реализуют права органов власти. В перечень исключений также попадают компании и ИП, дающие в аренду жилье и машиноместа, ТСЖ, верующие организации, аптеки и библиотеки, самозанятые.
Что будет, если не использовать онлайн-кассу? Если по закону вы должны проламывать чеки через онлайн-кассу, однако переступаете это условие, к вам применят наказания в соответствии с заметкой 14.5 Кодекс об административных правонарушениях.
За каждую транзакцию, не зарегистрированную через ККТ, налагается штраф:
на официальное лицо или ИП от 25 до 50% от суммы расчета, не меньше 10 тыс руб,
на юрлицо от 25 до 100% от суммы расчета и не меньше 30 тысяч.
Вторичные нарушения не менее небезопасны. Если совокупность расчетов мимо ККТ превзойдет 1 млрд. руб, ИП или юрлицо вынуждено будет остановить деятельность на 90 суток, а официальное лицо дисквалифицируют на 1–2 года. Если надо купить онлайн кассу заглядывайте на сайт f-service.su.
Ошибки в расчетах через онлайн-кассу также попадают в перечень нарушений. Сюда относятся ошибочно обозначенные признаки расчета или реквизиты, применение зарегистрированной кассы. Штраф для ИП или официального лица составит 1,5 – 3 тыс руб, для юрлица — 5–10 тысяч. Невыдача чека клиенту наказывается штрафом в 2 тыс руб для официального лица и в 10 тысяч — для организации.
Как пользоваться онлайн-кассой? До того как приступить к работе вам предстоит:
Приобрести или взять в аренду саму ККТ.
Приобрести казенный накопитель.
Закончить договор с ОФД и зарегистрировать кассу на его веб-сайте.
Зарегистрировать казенный накопитель в ФНС. Это можно сделать в кабинете пользователя на веб-сайте налоговой. Вам необходимо образовать утверждение на регистрацию в рубрике Контрольно-кассовая техника, а потом подписать его профессиональной электронной подписью, встроенной с вашим кабинетом пользователя. После рассмотрения утверждения налоговая пришлет вам регистрирующий номер кассы.
Настроить и активизировать кассу. К любой ККТ прилагается аннотация, по которой вы растолковываете в аппарат регистрирующий номер, приобретенный в налоговой. Потом создаете доклад о регистрации.
Закончить регистрацию на веб-сайте ФНС. В известном разделе кабинета пользователя нажмите клавишу «Завершить регистрацию», а потом введите казенный симптом из доклада, который вы образовали на прошлом шаге. Результатом будет карточка онлайн-кассы, которую ФНС даст на протяжении нескольких суток. Как только вы ее примите, можете легко работать с онлайн-кассой.
Очень многие изготовители и продавцы касс могут предложить пакетные решения. Они возьмут на себя регистрацию кассы в налоговой, заключение договора с ОФД и прочие координационные моменты. К примеру, комплексное решение «Облачная онлайн-касса под ключ» включает в себя даже выпуск электронной подписи. От вас потребуется лишь заполнить анкету — все другое сделает продавец услуги.
Перейдем прямо к работе с онлайн-кассой. Ее как правило вверяют работнику, понимающему прибыльное ПО и несущему физическую ответственность (очень многие бизнесмены при трудоустройстве подобных работников заключают аналогичный договор). Все, кто работает с ККТ, должны познакомиться с аннотацией и осознавать, что нельзя ввязываться в работу кассы, не соблюдать единство ее каркаса и тому подобное.
Рабочий день кассира стартует с открытия смены. Перед этим необходимо проверить работспособность кассы и всего присоединенного к ней оборудования, и объединение с сетью интернет. Доклад о конце смены будет выслан в ОФД и дальше в налоговую.
