Переплет архивных документов

Как всем известно, одним из требований к декорированию архивных дел долгого и регулярного сроков сбережения считается переплет документов. Не все компании располагают нужным оснащением и элементами для переплетных работ. В первую очередь такие работы осуществляют типографии.

Не менее детальные требования к переплету изложены в Посетителе 17914-72 Обложки дел долгих сроков сбережения. Типы, объем, технологические требования. Данный ГОСТ работает и сейчас. Одним из требований ГОСТа считается — картон шириной от 0,35 до 1,50 миллиметров. Корешок обложки длиной 40 миллиметров должен быть эластичным.

Дела долгого времени сбережения предпочтительнее обвивать в жесткую картонную обложку с нанесением содержимого титульного листа на внешнюю сторону обложки. Жесткая папочка вполне может быть из картона и применяться для дел по собственному составу, возможно из бумвинила. Обложку из бумвинила применяют для указов и постановлений, и, к примеру, сделать ее алого тона, и для соглашений и договоров, к примеру, зеленого либо синего тона. На корешок подобных дел наносится контрастное изображение с номером дела.

Такое деление дел по расцветке и виду обложки комфортно для использования и поиска документов в архиве. Такое оформление требуется лишь для дел с долгим сроком сбережения. Бухгалтерские бумаги можно обвивать и в мягкую обложку на 4 прокола, применяя особые настольные аппараты, такие как прошивочно-переплетный комплекс, устройство для ручной сшивки документов, настольное устройство для прошивки документов.

Если вашей компании еще никогда не было необходимо давать бумаги для переплетения в печать, разузнайте, какие типографии занимаются переплетом архивных дел в вашем городе. Можно просить консультанта типографии приехать к вам (либо отправить фото) и показать образцы сделанных подобных работ, чтобы осознавать, как это будет смотреться «на выходе». Избрав несколько типографий, просите их отправить вам прейскуранты, или сделать расчет стоимости работ по вашему технологическому заданию, который оформите дополнением к соглашению. И выберите наиболее оптимальную вам стоимость. Сначала все дела должны быть подготовлены для переплета, а конкретнее:

Дела должны быть сформированы по 250 листов, или шириной менее 4 сантиметров.
В деле не может быть скрепок, скобок и прочих сторонних скрепляющих объектов.
Листы в деле должны быть пронумерованы, составлены лист-заверитель и первый листок.

Дело может быть размещено в картонную папку-скоросшиватель на завязках (это облегчит вес документов при перевозке, и выключит вероятное поражение документов при извлечении из иных папок-скоросшивателей на металлическом зажиме).

На дела должна быть составлена роспись.
И последнее — нужно оформить акт приема-передачи дел в печать.

После того как определились с типографией и привели дела в порядок, стоит приступить к формированию контракта на переплет архивных дел. Можно просить в типографии их стандартной контракт и выяснить, какие факторы для компании-подрядчика считаются значительными, помимо тех, что требует законопроект. К примеру, типография может не производить доставку дел от клиента в цех на исполнение работ, тогда надо будет находить автотранспорт и грузчиков. Потому, если для вашей компании данный момент значительный и компания не владеет источниками для доставки, то при избрании типографии уточняйте, за чей счет выполняется поставка от места до места.

При составлении контракта нужно исходить из его юридической сути: по соглашению подряда одна сторона (поставщик) обязуется осуществить по заданию другой стороны (клиента) установленную работу и отдать ее итог клиенту, а клиент обязуется взять итог работы и оплатить его. Для любого контракта есть ряд значительных требований, от которых невозможно отказаться. К ним относятся:

объект контракта;
сроки проведения работ;
стоимость работ.

Объект контракта подряда:

контракт подряда заключается на изготовление либо переработку (обработку) вещи или на исполнение другой работы с передачей ее итога клиенту; *Организация сообщает бумаги для переплетных работ, невзирая на то, что вещь не испытывает значительных перемен, итогом работы будет считаться обработанный внешний облик.

В контракте подряда указываются базовый и конечный сроки проведения работы. По согласию между гранями в контракте могут быть учтены также сроки окончания автономных рубежей работы (промежуточные сроки).

Если другое не определено законодательством, другими законными актами либо не учтено контрактом, поставщик несет обязанность за несоблюдение как базового и конечного, так и промежуточных сроков проведения работы.

Отмеченные в контракте подряда базовый, конечный и промежуточные сроки проведения работы могут быть изменены в вариантах и в порядке, предположенных контрактом. В контракте в обязательном порядке указывается стоимость работы.

Необходимо быть бдительными при составлении раздела о стоимости работы. Стоимость работы (план) вполне может быть примерной либо жесткой. При неимении иных предписаний в контракте подряда стоимость работы является жесткой. Потому делайте упор в контракте на том, что стоимость работ считается заключительной.

Если появилась потребность в выполнении особых работ и по данной причине в значительном превышении некоторой примерно расценки работы, поставщик должен вовремя известить про это клиента. Клиент, не согласившийся на превышение обозначенной в контракте подряда расценки работы, вправе отказаться от контракта. Тогда поставщик может добиваться от клиента уплаты ему расценки за сделанную часть работы.

Поставщик, вовремя не известивший клиента о потребности превышения обозначенной в контракте расценки работы, должен осуществить контракт, храня право на плату работы по стоимости, некоторой в контракте.

Поставщик не вправе добиваться повышения жесткой расценки, а клиент ее понижения, и в том числе в случае, когда в момент решения контракта подряда исключалась вероятность учесть общий размер доступных исполнению работ либо нужных для этого затрат.

При значительном возрастании стоимости элементов и оборудования, данных поставщиком, и оказываемых ему третьими лицами услуг, которые невозможно было учесть при решении контракта, поставщик имеет право добиваться повышения поставленной расценки, а при отказе клиента осуществить это условие — расторжения контракта в соответствии с заметкой 451 ГК РФ.